Introduktion till styrelsearbete i Hälltorps samfällighetsförening
Hur startar man upp en ny styrelse?
Efter att en ny styrelse valts på ett årsmöte är det några formella aktiviteter som behöver göras för att den nya styrelsen ska bli juridiskt och ekonomiskt beslutsmässig:
1. Snarast efter årsmötet ska styrelsen hålla ett "konstituerande" styrelsemöte. På detta möte beslutas bland annat vilka roller styrelseledamöterna ska ha (om det inte redan beslutats på årsmötet) och det beslutas vilka som ska vara firmatecknare. Ordförande och kassör ska enligt stadgarna vara firmatecknare. Styrelsen kan besluta om att ha fler firmatecknare om man tycker det är praktiskt. Varje underskrift av firmatecknare måste enligt (de nya) stadgarna göras av (minst) två av firmatecknarna tillsammans (numera är det ju nästan alltid elektronisk underskrift som gäller så det blir ju enkelt). Att göra!
2. Efter konstituerande styrelsemötet ska de som beslutats vara firmatecknare besöka banken personligen och ha med sig undertecknat protokoll från konstituerande styrelsemöte och årsmötesprotokollet. När detta är genomfört så är nya styrelsen kapabel betala fakturor. Att göra!
3. Personuppgifter för nya styrelsen ska uppdateras i Lantmäteriets samfällighetsföreningsregister. Klart!Vad ska vi göra se'n då?
När nya styrelsen formellt är på plats vidtar det löpande arbetet som typiskt består i att:
- Plocka upp "trådar" från föregående styrelse och driva dessa vidare på det sätt som man tycker är nödvändigt/rimligt. Registrera nya stadgar (inte akut).
- Fortlöpande ha dialog med servicegruppen för bevattning och IT-gruppen för kabel-TV nätet för att identifiera problem och förbättringar att ta tag i. Nödvändiga reparationer av bevattningspumpar!
- Ta ekonomiska beslut och löpande hantera fakturor och debitera av medlemsavgifter.
- Historiskt har styrelser haft protokollförda möten ca fyra gånger per år. Servicegruppen för bevattning och IT-gruppen för kabel-TV nätet kan bjudas in till styrelsemöten för överläggningar vid behov.
- Förbereda och kalla till årsmöten enligt stadgarna.
- Tidpunkter för de viktigaste händelserna under året finns här.Historik?
Förutom att fråga tidigare funktionärer inom Hälltorps samfällighetsförening så är ett bra sätt att ta till sig historiken att läsa protokollen från tidigare styrelsemöten och årsmöten.Vad är uppgiften?
Styrelsen för Hälltorps samfällighetsförening har ansvar för att kabel-TV-nätet och bevattningsanläggningen på Hälltorp fungerar.
Styrelsen styr arbetet med att lösa problem som uppkommer och driver arbete med förbättringar.
För att få en känsla för vad det handlar om ur användarnas perspektiv är det bra att ögna igenom Frågor och svar.
Frågor om anslutning till Hammarö stadsnät ingår inte i styrelsens ansvar.
Styrelsearbete i största allmänhet?
Styrelsearbete i en samfällighetsförening är mycket likt styrelsearbete i andra organisationer (ideella föreningar, bostadsrättsföreningar, ekonomiska föreningar, företag, offentliga organisationer) så det är en bra generell kompetens att ha!
Webbsidan https://forening.se avser ideella förningar men ger också mycket relevant information för alla typer av föreningar.
Här finns exempelvis beskrivning av styrelsens uppdrag i generella termer, vad konstituerande möte är samt vad roller som ordförande, kassör, sekreterare m.m. innebär.
Ansvar och befogenheter?
Styrelsen har som sagt ansvar för att kabel-TV-nätet och bevattningsanläggningen på Hälltorp fungerar.
Det innebär fatta beslut om olika åtgärder för problemlösning och förbättringar och säkerställa att de går att genomföra ekonomiskt.
Befogenheterna som styrelsen har bestäms av lagar, stadgar och beslut på föreningsstämma/årsmöte.
Att läsa in sig på samfällighetsföreningens stadgar är inte bara en skyldighet utan också en stor hjälp för styrelsearbetet!
Lästips i stadgarna:
- Organisation och medlemskap: §1, §2, §3, §4, §5, §6, §10
- Uppdraget: §9, §11
- Styrelsemöte: §7, §8
- Ekonomi: §9, §10, §11, §12, §17, §19
- Årsmöte: §6, §10, §12, §13, §14, §15, §16, §17, §18, §19, §20
Organisation?
Styrelsen ska alltså fatta beslut om olika åtgärder för problemlösning och förbättringar. Styrelsen är så att säga "politiken" om man jämför med offentlig verksamhet.
Till sin hjälp för konsultation och genomförande av beslut har styrelsen "tjänstemännen" i form av servicegruppen för bevattning och IT-gruppen för kabel-TV nätet samt webmaster som uppdaterar webbplatsen och e-postlistor.
Kontaktinformation till alla funktionärer inom Hälltorps samfällighetsförening finns här.
Om det behövs mer kompetens och/eller resurser kan styrelsen besluta att engagera extern hjälp.Vad är samfälligheter?
En samfällighet består av mark, anläggningar, rättigheter med mera som gemensamt tillhör flera fastigheter.
På Hälltorp har vi två samfälligheter som är anläggningar och sådana samfälligheter kallas "gemensamhetsanläggningar".
Vi har en gemensamhetsanläggning för bevattning (GA1) och en gemensamhetsanläggning för kabel-TV (GA4).
En och samma samfällighetsförening (organisationsnummer 716410-9709) förvaltar båda gemensamhetsanläggningarna, men ekonomin för de två gemensamhetsanläggningarna ska noga hållas isär.